Ein Meeting, mehrere Fassungen, eine To-do-Liste

Zuruf: „Werte die Aufnahme aus: Executive-Brief und Ergebnisprotokoll zum Versand, dazu OnePager und Mail-Entwurf.“

1. Das Transkript wird mit Agenda, Folien und Teilnehmerliste abgeglichen
2. Je Zielgruppe entsteht eine eigene Fassung: Executive-Brief mit höchstens 250 Wörtern und Ergebnis zuerst, Ergebnisprotokoll, Entscheidungslog oder Lern-Destillat für Vorträge
3. Jede Entscheidung und jedes To-do trägt eine Zeitmarke als Beleg; Unbelegtes ist als unsicher markiert
4. Eine Versandfassung ohne interne Einschätzungen und Zeitmarken entsteht als Dokument, PDF und Mail-Entwurf
5. Alle To-dos landen in einer zentralen Liste — was, wer, bis wann — sortiert nach Fälligkeit

Eine Mitschrift muss in jeder Organisation für alle Leser reichen — Vorstand, Team, Teilnehmer —, und die Aufgaben daraus verteilen sich über Mails und Notizen.

Fassungen prüfen, Versand freigeben und selbst senden.

Mehrere Fassungen je Termin erzeugten doppelte To-dos in der zentralen Liste — jetzt zählen nur To-dos aus der Hauptnotiz; ein Vortrag ohne Beschlüsse brauchte ein eigenes Profil, das Lern-Destillat.

Jede Führungskraft mit Gremien-, Team- und Konferenzterminen. Was wirkt, ist die eine Liste mit Name und Datum, die man unverändert weitergeben kann.

Ein Termin hat viele Leser: Der Vorstand will drei Zeilen, das Team ein Protokoll, die Führungskraft eine Aufgabenliste. Die KI erzeugt alle Fassungen aus derselben Quelle, und jede Aussage trägt eine Zeitmarke, damit man sie im Transkript nachprüfen kann. Eine 70-minütige Keynote wurde mit knapp 90 Folien abgeglichen und zu einem zweiseitigen OnePager verdichtet; aus einem zweitägigen Off-Site kamen gut 20 To-dos mit Name und Datum, dazu Protokoll und Detailauswertung für knapp 30 Teilnehmer. An einem Tag standen rund 45 offene To-dos aus drei Terminen in einer einzigen Liste, sortiert nach Fälligkeit. Was wirkt, ist diese eine Liste, die man unverändert weitergeben kann.