Seit April 2026 im Betrieb
Was würde ein Chief of Staff zuerst übernehmen?
Mein Chief of Staff ist eine KI. Er wohnt in meinem Notizbuch, läuft auf meinem Server und kümmert sich seit April 2026 um Steuer, Post, Mietwohnung und Reisen.
Gebaut. Betrieben. Belegt.
Gezählt beim Bau der Seite, Stand 24. Oktober 2026.
So funktioniert es
Wie wird aus einem Notizbuch ein Mitarbeiter?
Was er erledigt
Acht Fälle. Jeder mit Zahl.
Drei Jahre Solar-Vergütung über Nacht
Mahnung um 22:11 Uhr raus, Zusage über Nacht um 08:29 Uhr per Mail; rund 1.100 € später ausgezahlt.
Steuererklärung mit der KI als Gegeninstanz
356 Positionen einzeln bewertet, drei echte Fehler vor der Abgabe gefunden, eingereicht fünf Tage vor der Frist.
Serverumzug im laufenden Betrieb
35 Dienste auf einem Server mit acht virtuellen Gästen; das Dokumentenarchiv zog mit etwa zwei Minuten Unterbrechung um.
Posteingang: 9.748 → 5.277
Posteingang von 9.748 auf 5.277 Mails; Ziel ist dauerhaft unter 20.
Nebenkostenabrechnung für die Mieter per Zuruf
Abrechnung 2025 am 07.08.2026 final, zugestellt, Guthaben von 177,13 € an die Mieter überwiesen.
Papierlose Post mit Beweispflicht
1.423 Dokumente im Archiv, Papiervorrat von 551 auf 0, Eingangskorb des Archivs von 466 auf 0.
Eigentümerversammlung vorbereitet wie ein Anwalt
Entdeckt: 83 % des Hausgeld-Anstiegs 2027 sind Heizkosten-Vorschuss, nicht Aufzug oder Außenanlage.
Kunst, die sich selbst kuratiert
31 Werke am Gerät, ein neues Bild erscheint spätestens zehn Minuten nach dem Zuruf.
Wie es dazu kam
Wie kommt ein Director Softwareentwicklung dazu, sich einen Chief of Staff zu bauen?
Mein Bruder zeigt mir, was ein Agent mit einem Ordner voller Textdateien macht. Nicht Chat. Arbeit.
Ich lege Ordner an, schreibe Regeln hinein, gebe der KI den Schlüssel. Der erste Zuruf: ein Mietwagen für den Sommer.
Wenn das privat trägt, trägt es im Beruf. Aus dem Experiment wird eine Initiative mit Menschen, die es selbst erleben wollen.
Die KI berät beim Kauf, richtet ein, sichert, überwacht. Dann die Steuer als Gegeninstanz. Dann drei Jahre offene Vergütung: Zusage über Nacht.
Jeden Lauf macht das System schärfer. Fehler werden Regeln. Zahlen werden gezählt; Schätzungen tragen ein ≈.
Zwei Jahre allein um die Welt, 200 Gespräche in 40 Sprachen. Die Lehre von damals: Erst Kontext macht Daten wertvoll. Das gilt für Reisen. Es gilt für KI.
Kontext ist alles
Eine KI ist so gut wie der Kontext, den sie bekommt. Und der lässt sich aufbauen.
Selbst erleben überzeugt
Wer KI steuern will, muss sie selbst benutzen. Erst dann lässt sich entscheiden, was sie im Team soll.
Wissen vermehrt sich beim Teilen
Das Setup geht als Vorlage an Familie und Kollegen, ohne eine einzige private Zeile.
Im Beruf
Leaders have to go first.
Was davon in einer Einheit mit rund 300 Menschen übertragbar war, und was nicht. Eine Beobachtung, kein Angebot.
Vom Transkript zum Ticket
Fünf bis zehn Minuten nach dem Meeting stehen Protokoll und Tickets im Board, ohne Dubletten, mit Elternticket.
Kritische Risiken in einer Woche aktuell
Rund 100 aktive Risiken geprüft, rund 90 Tickets mit Vorschlägen kommentiert; innerhalb einer Woche hatten die Owner gut die Hälfte aktualisiert oder geschlossen, bei den kritischen roten Risiken gut drei Viertel.
Fachkonzept zur App in acht Personentagen
Acht fachliche und funktionale Bausteine mit rund 160 Eingabefeldern in rund acht Personentagen; Anforderungen werden sofort als lauffähige Funktion sichtbar und von Fachexperten prüfbar.
Altsystem wird Wissensbasis: 250 Anforderungen
Agenten leiten Anforderungen aus dem Altbestand ab und gleichen sie mit dem Stand des Teams ab; alle Inhalte sind Entwürfe bis zur fachlichen Prüfung.
Offen gesagt
Und wenn er Unsinn macht?
Was noch geht
Was geht als Nächstes?
- Jede Korrespondenz wird ein VorgangMit Frist, Wiedervorlage und fertigem Nachfass-Entwurf: die Mahnung an den Netzbetreiber als Regel, nicht als Ausnahme.
- Der Familien-AssistentElternbriefe werden Termine und Packlisten. Der Essensplan füllt den Warenkorb. Eine Seite für meine Frau und mich.
- Der Foto-AutomatNach dem Urlaub liegen die 100 besten Bilder am selben Abend auf dem Handy. Kuratierung ist ein Metadaten-Problem.
- Agenten, die als Team laufenMehrere Assistenten parallel, dauerhaft im Hintergrund, mit Aufträgen dort, wo man ohnehin schreibt: Chat statt Werkzeug.
- Ein Betriebsmodell zum WeitergebenDas Muster lässt sich übergeben — die Daten bleiben beim Besitzer.
- Vom Experiment zur EinheitDer Beruf ist der härtere Test: Freigaben, Vertraulichkeit, Change. Wie es dort weitergeht, erzähle ich im Gespräch.
Gebaut. Betrieben. Belegt.
Dr. Mathias Hentrich
Director Softwareentwicklung in einem Softwareunternehmen, Einheit mit rund 300 Menschen. Davor Strategieberatung, zwölf Jahre Unternehmer, zwei Jahre allein um die Welt, Promotion in Pflanzenphysiologie.